3W-1 ③短期実践目標振り返り ~ 今後の取り組み方針
3 Weeks Project 記念すべき1テーマ目、大絶賛4週目に突入しております。笑
非常に格好悪いのですが、やめてしまったのではしようがないので更新です。
本日の内容は前回設定した短期実践目標への取り組み状況とそこから得られた気づき、
および本テーマへの今後の取り組み方針について。
短期目標の実践状況と気づき
<実践目標のおさらい>
・何かしら1つでもタスク管理の手法・ツール等を実践・活用してみる
・タスクへの着手の最初に、少しでも必ず、ゴール・行程仮設定の時間をとる
・仮定の所要時間と実際のそれを記録し、ギャップのおそらくの原因をメモする
実際の所要時間の把握のため、タスクの開始時刻と完了時刻をメモする
…改めて見てみると定量的に評価しよう、などとは全く考えていない目標ですね。
ともあれ「とにかくやってみる」ことが大事なのであります。
<実施状況>
タスク管理手法の実践・活用
・なるべく一か所にタスクを書き出すようにした
→「すべて」を「すぐ」書き出せていない。付箋に書いているが最適かは疑問
タスク着手前のゴール設定、行程設計
・ スパンが長く大きな仕事は時間をとって仮行程を作った
→実際に予定していなかった行程が必要となり、一部無効化した。
仮定/実際の所要時間の記録とギャップの把握
・始業の際にまず今日やることを書き出し、ガントチャート化した
・実際の活動内容を別の色で書き加えた
→自分が1日何をやっているのか初めて(!)明らかになった。
ほぼ100%予定通りにならない為、定時が近づくとストレスを感じる
予定外の仕事が舞い込んでくることに良くも悪くもネガティブになった
<実践から得られた気づき>
・ガントチャートはすぐ書けて視覚的にもわかりやすい等、非常に使い勝手が良い
・タスクと持ち時間を視覚化すると、自然に効率化・優先順位に意識が向くようになる
テーマ「タイムマネジメント」への今後の取り組み方針
<今回のテーマに関する成果>
・本テーマにおける課題を洗い出したうえ、分類して整理・把握できた
・実践したことで、業務中の意識と行動が明らかに以前と変わった
<今後の課題>
・タイムマネジメントの各種手法を設定目標に沿って4つに分類/整理する
(タスク把握/ゴール設定と行程設計/効率化/優先順位とスケジュール管理)
・業務以外へも活用の場を緩やかに拡げ、生活全体を無理なくマネジメントする
<具体的な取り組み方針>
・プロジェクトテーマとしては本記事で一区切りとし、以下取り組みは別途継続する
・必ず週に1つ以上新たな手法/ツールを実践し、可能な限り定量的に結果を示す
・日~月曜に把握している手法の整理と実践企画をし、木~金曜にレビューする
・3月中を目途に、実践状況と成果をアップする
3W-2以降のテーマへの取り組みについて
1テーマやってみて思った以上にボロが出ました。
3テーマほどやってみて見直しをする予定でしたが、早くも1度目のレビューを行ったほうがよさそうです。(本来毎回やるものですもんね…PDCAのCとA。)
数をこなせなくなりますが、PDCAをきちんと廻せるような仕組みと考え方を身につけないと、早晩プロジェクトが頓挫すると感じています。笑
というわけで 次回のテーマ 3W-2 の開始は2月27日(土)とし、
それまではプロジェクト自体の見直しを行うこととします。
3W-1.「タイムマネジメント」、ひとまずの取り組みはこれにて終了です。
(2016.3.6 追記)
仕事が忙しく時間を取れないことと、テーマに囚われずに考える時間がほしいため、
現在無期限休止中。
継続力の無さを改めて認識しつつ、時が来たら再開したいと思います。
3W-1 ②課題/目標再設定 ~ 短期実践目標
どうもです。
先日(意識高いので)NHKラジオ英会話を聞いていたら、偶然にも
「今月のテーマは "Time Management".」とか言うのでちょっと笑いました。
さて本日は、3W-1の課題/目標の再設定と最終週の実践についてです。
課題/目標の再設定
前回の課題/ 目標を、取り組み順に以下の4点に整理しました。(課題→目標)
1.タスク把握にヌケ・モレがある
→ ヌケ・モレないタスク管理手法を学び、実践する
2.各タスクのゴール設定と、そこに至るまでの段取りをしていない
→ 仮・中間を含むゴールの設定と所要時間を含む行程設計の習慣化
3.能率が悪い
→ 仮定の所要時間と実際の所要時間のギャップを定量的に把握し、
作業を効率化 / プロセスをスマート化するとともに仮定の精度を上げる
4.タスクの優先順位、スケジュールがない
→ 各タスクの行程管理・時間管理が定着してきたら、それらを組合せ、
持ち時間をどう使うかの段取り・スケジュール組みをする
実践目標(短期)
今回は残り1週間(実働あと4日!)の短期実践目標を、以下の通り定めます。
・何かしら1つでもタスク管理の手法・ツール等を実践・活用してみる
・タスクへの着手の最初に、少しでも必ず、ゴール・行程仮設定の時間をとる
・仮定の所要時間と実際のそれを記録し、ギャップのおそらくの原因をメモする
実際の所要時間の把握のため、タスクの開始時刻と完了時刻をメモする
3W-1 のOutputについて
Input量が少ないことやOutputをまとめる時間が取れていないため、今回は
上記実践の結果とそれを通しての気づき、今後の取り組み方針についてを
次回にまとめて、3W-1のOutputということにしたいと思います。
当初計画では知識レベルのInputをもっと多くしたかったのですが、そこまで
量を入れられず、また初動の課題設定とその後の整理にも時間を要しました。
とはいえ一応Inputした情報をもとに整理してメモや文章で表出できているので、
そこそこOutputにはなっているとも思いますが。
とりあえずおおむねスケジュール通りに進行させることを重視して、本記事は
ここでアップロードすることとします。
ふぅ。。とりあえずブログは書いた
来週の記事書くために今週は実践をせねば・・
3W-1 ①テーマ設定 ~ Plan
テーマ設定
第1号のテーマは、以下の通りとします。
3W-1. タイムマネジメント
課題と目標設定
<課題>
・担当する業務の把握にヌケ・モレがある
・優先順位をきちんと決めておらず感覚で処理している
・すべての業務に完璧主義的に取り組んでしまう
・残業が前提の働き方をしている
・業務の運用スケジュールが無く、自身の忙しさの度合が把握できない
・タスクの処理に終始し、考える時間や提案に割く時間が確保できない
<目標>
・タスクをヌケ・モレなく管理し、適切な業務スケジュールを作成・管理する
・業務の効率化、負担軽減により時間の余裕を生み出す
・優先順位と自身の能力を把握し、現実的かつなるべく高い成果を上げる
・自ら仕事をマネージし、生活全体の時間をコントロールできるようになる
※ 課題・目標は Input と並行して見直しを行い、再設定する
スケジュール
以下のスケジュールに沿って取り組んでいきたいと思います。
スケジュールの作成には、Brabio! さん のガントチャート作成ツールを利用させて
いただくことにしました。
プロジェクト管理ツールとして多機能で使い勝手がよさそうです。
3W Project 構想にあたり、目的の一つにWeb運用能力の向上を掲げています。
Web上の便利なアプリやツール類は、なるべく積極的に活用したいと考えています。
1テーマ目は果たしてどうなるか… なるべく予定通り取り組みたいです。
3W-1 次の更新:目標の再設定とOutput、実践プランの掲載
3 Weeks Project 始動
ご挨拶
1記事目なので簡単に。
日系企業勤務3年目のサラリーマンです。
会社勤めも3年目となれば少しは仕事のやり方も心得、新入社員からは卒業…
といきたいところですが、現実は大して成長の実感がない今日この頃です。
1.プロジェクト概要
・1クールにつき1つのテーマ (目標)を設定し、集中的に取り組む
・1クール=3週間とする (2016年通年で16テーマ予定、見直しの可能性あり)
・1クール中のフローは Plan → Input → Output → Practice を基本とする
・ 各テーマ、Planの内容, Output (, Practiceの状況) をこのブログに記録する
・1クール中に明らかになった課題は、原因分析の上次クール以降に改善する
各テーマに関しては基本的に1回完結型で、PDCAによる改善効果は
このプロジェクト自体に対して働かせていく、という構想。のつもり。
2.プロジェクト策定の背景(目的)
・PDCAをやってみる
・1つのテーマに期間集中的に取り組む(的を絞って効率的に強化)
・アウトプット慣れ / 質の向上
・Web慣れ / 運用能力向上
3.ゴール
・PDCAの運用を体得している
・各テーマへの一定の理解と実践の習慣
・恥ずかしくない程度のアウトプットを時間をかけずに出すことができる
・Webへの発信を恐れず、気軽に行うことができる
4.その他ルール
・消化不足のテーマは再度取り上げることも可とする
・途中プロジェクト自体のレビューを行い、必要に応じて変更する
・2016年末に全体の総括を行う
思いつきな部分もあり制度上の問題がいろいろと出てきそうですが、、
1年やってみればそれなりに得るものはあるはず、と信じて頑張ってみます。